28 способов стать более продуктивным на работе

Вы можете попытаться сделать все возможное, чтобы рабочая неделя оказалась продуктивной, однако иногда результаты вашего упорного труда способны вас разочаровать. Вероятно, вам стоит улучшить концентрацию и подкорректировать ваше расписание. Хотя есть один более надежный способ: создать рациональный и продуманный план, чтобы успевать сделать больше заданий в течение дня. В конце концов, грамотный план – один из главных секретов продуктивности. Поэтому прислушайтесь к следующим советам, они помогут вам существенно повысить продуктивность:

1. Каждую неделю находите время, чтобы определить свои цели на следующие неделю, месяц и квартал.
2. Используйте напоминания о предстоящих в течение дня заданиях.
3. Сократите максимально допустимую длительность встречи в рабочее время до 20 минут и заранее попросите вашего собеседника, чтобы он говорил по сути.
4. Не избегайте рутинной работы. Высокая продуктивность – это не дар, а преданность делу.
5. Концентрируйтесь на отдельных задачах. «Если вы чувствуете замешательство, то это может быть связано не с тем, что вам необходимо сделать слишком много, а с тем, что вы пытаетесь сделать слишком много в одно и то же время», – говорит основатель ZestFinance Дуглас Меррилл.
6. Игнорируйте электронную почту. Возможно, это покажется сложным, ведь большинство людей проверяет свой ящик каждые 5–10 минут. Но если вы сложите все время, которое отнимает у вас постоянная проверка почты и ответы на письма, то увидите, почему это называют тратой времени.
7. Беритесь за задачу только один раз. Выполняйте задания сразу же, как только получаете их. Тогда вы перестаете о них беспокоиться и можете переходить к следующей задаче.
8. Составьте список запрещенных дел. Каждый продуктивный человек старательно ведет свой список дел. Но настоящие профи также записывают то, что они хотят прекратить делать. Стив Джобс говорил, что Apple стала такой успешной не только благодаря реализованным идеям, но и благодаря проектам, от которых компания отказалась.
9. Не всегда отвечайте «да». Почти все люди желают понравиться другим. Из-за этого мы на все отвечаем «да», что отрицательно сказывается на нашей продуктивности.
10. Не бойтесь говорить «нет». Не будьте доступными для каждого. Не давайте прерывать свою работу. Максимальная концентрация приносит максимальный результат.
11. Многофункциональность не работает. Исследователи считают, что человеческий мозг может справиться с ограниченным количеством процессов, поэтому попытка сделать несколько разных задач одновременно лишь замедлит вас вместо того, чтобы повысить эффективность.
12. Ответственно отнеситесь к деловым встречам. Они могут быть жизненно важными для обсуждения целей и согласования стратегии развития. Если вы не уделяете списку своих встреч должного внимания, то можете потерять несколько часов (а в особых случаях даже дней), не приняв никаких важных решений.
13. Используйте приложения для работы со списком дел типа Todoist, Wunderlist или Asana, чтобы в течение дня выполнить несколько дополнительных задач, когда у вас появится свободное время.
14. Сделайте своей главной целью выполнения всего, что внесено в ваш ежедневный список дел. Любыми путями избегайте прокрастинации.
15. Носите с собой блокнот и записывайте в него все свои мысли, разговоры и занятия. Так вы сможете понять, сколько работы успеваете сделать за день и куда уходит ваше драгоценное время.
16. Определите, что вам дается с трудом. Затем сконцентрируйтесь только на тех видах деятельности, в которых преуспеваете.
17. Чтобы правильно использовать свое время, каждый день определяйте для себя список целей, успешность выполнения которых можно отследить с помощью четких критериев.
18. Используйте свой календарь как дневник «реального времени». Запишите в него, кому вы звоните и чем занимаетесь, когда у вас возникают паузы на протяжении дня.
19. Используйте смартфон, чтобы надиктовать напоминания, события и задачи, о которых вы вспоминаете в течение рабочего дня.
20. Если вы заняты чрезвычайно большим проектом, который кажется ошеломляющим, разделите его на несколько отдельных заданий. Затем последовательно справляйтесь с каждым из них. Создайте список и наслаждайтесь своим достижением каждый раз, когда выполняете одно из этих мелких заданий.
21. В начале дня посвятите 30 минут планированию своего дня. Не начинайте день, пока не распланируете его. Самая важная часть вашего дня – как раз создание плана.
22. Следуйте правилу 80/20. Вы знали, что всего лишь 20% вашей ежедневной работы формируют 80% ваших результатов?
23. Установите временные рамки и дедлайн для ваших наиболее важных проектов. Реально смотрите на то, сколько времени вам необходимо.Deadline
24. Запланируйте провести хотя бы 50% вашего времени за идеями, занятиями и разговорами, что приносят результат.
25. «Вам важно построить ваш день вокруг своего биоритма», – говорит Карсон Тэйт, создатель консультационной компании Working Simply. Выполняйте наиболее сложные задачи, когда запасы вашей энергии находятся на наивысшем уровне.
26. Также мозг способен осваивать и выполнять сложные задания путем соединения похожих занятий. Тэйт предлагает использовать это свойство и делать похожие задачи одну за другой. Например, вы можете поочередно сделать несколько звонков или написать и отправить пару писем.
27. Глоток свежего воздуха и лучи дневного света вне удушливого офисного помещения – хороший стимул для вас. Особенно, если ваш офис тесный, темный и в нем работает воздухоочиститель.
28. Очень важно делать перерыв и позволять своему мозгу расслабиться. Немного погуляйте или пообщайтесь с другими людьми, чтобы восстановиться для выполнения новых задач. Вы возвратитесь к работе со свежими силами и будете готовы демонстрировать более высокую продуктивность.