Бизнес-этикет по телефону: учимся разговаривать правильно

«Телефонный» бизнес-этикет очень важен. Ведь его незнание наносит непоправимый вред репутации и имиджу делового человека. Вам знакомо чувство, когда разговор «не идет»?

Ниже 12 простых советов, как этого избежать.

Часто телефонному разговору мешает чувство страха — почти такое же, как страх сцены. Только в этом случае его вызывает не аудитория, а конкретный человек: опытный, грозный, обладающий властью. Хотя глупо бояться собеседника, ведь часто страх мешает достичь результата. Поэтому некоторые наши советы будут о том, как избавиться от страха.

1. Думайте позитивно

Самое главное, будьте всегда доброжелательны. Ведь телефонные провода умеют передавать как мрачный вид и недовольное выражение лица, так и приветливую улыбку. Только потом звоните.

2. Контролируйте эмоции

6

Не нужно бояться, от этого все ваши мышцы напрягаются, и ваш голос меняется. Создается впечатление, что вы слишком грубый и эмоциональный человек.

3. Улыбайтесь

Ну и что, что никто не увидит? Зато почувствует. По голосу понятно, в каком настроении собеседник. Есть большая вероятность, что и собеседник тоже улыбнется. А когда улыбаешься, сложнее сказать «нет».

4. Не забывайте здороваться

Не забывайте здороваться. Всегда и со всеми. Психологи рекомендуют говорить: «Добрый день!», а не «Здравствуйте!», так как в последнем слове больше согласных. Говорить «Доброе утро!» и «Добрый вечер!» также не желательно: ведь у нас рабочий день.

5. Время — деньги!

Помните о краткости. Ведь время — деньги! Оптимальная продолжительность деловой беседы — не более пяти минут. Будет очень любезно с вашей стороны, если в начале разговора вы спросите, располагает ли собеседник временем и в каком объеме. Если он занят, извинитесь и поинтересуйтесь, когда лучше перезвонить.

6. Сосредоточьтесь

6

Иногда из-за волнения можно даже забыть причину, по которой вы звоните. Соберитесь с мыслями и чётко уясните для себя все детали. В конце концов просто напишите шпаргалку.

 7. Расслабьтесь

Пусть разговор идёт сам собой, не задумывайтесь над тем, что о вас подумают. Откиньтесь на спинку кресла, положите ноги на стол. Собеседник всё равно не видит, а вам будет удобнее.

8. Голос — это музыка

Собеседник всегда обращает внимание на мелодичность нашего голоса, темп речи, тон, а уже потом на сказанные нами слова. Поэтому хорошо поработайте над мелодичностью Вашего голоса.

Учёные доказали, что люди слыша низкие голоса, считают что на другом конце провода, деловой человек, высокого ранга и с значительной должностью. В случае высоких ноток в голосе слушатели считают, что говорящие с ними – легкомысленные и недалёкие люди.

Однако не стоит, исходя из этого, специально изменять свой голос, фальшь будет слышна собеседнику, и поверьте, это будет ему неприятно.

9. Встаньте на ноги

Если разговор заканчивается, и вам надо взбодриться, добавить в голос энергии, лучше всего встать на ноги и пройтись.

 10. Хорошо выглядите

6

Выглядите хорошо, тогда будете и звучать хорошо. Внешний вид сильно влияет на самомнение и поведение.

11. Воодушевляйте собеседника

«Супер», «здорово», «великолепно» — они выдают ваш оптимистичный настрой и настраивают собеседника на положительные эмоции.

12. Подытожьте разговор

Перед прощанием по пунктам перечислите всё, о чём договаривались. Это поможет всё запомнить или уточнить неясные моменты и создаст впечатление о Вас как о надёжном и точном человеке.

Поверьте, немного практики, и страх перед неизвестным человеком исчезнет.

И напоследок

1. Если вы очень заняты, телефон лучше отключить или попросить отвечать на телефонные звонки секретаря.

2. Если в вашем кабинете находится клиент или посетитель, общение с ним, несомненно, является приоритетом. Следует ответить на звонок только для того, чтобы выяснить, кто звонит, и сообщить, когда вам можно перезвонить. Или попросите собеседника оставить свой номер и перезвоните ему позже.

3. Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует перед ними извиниться, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

4. При равных условиях заканчивает разговор тот, кто позвонил. При разговоре с начальником инициатива завершения разговора должна исходить от него. (Кстати, во внеслужебной обстановке такую же привилегию имеет женщина).

5. Если беседа затягивается, то можно подвести итог, воспользовавшись фразами: «Полагаю, что мы обсудили все вопросы», «Благодарю, что вы уделили мне время» и тому подобное. Постарайтесь не проявлять нетерпения, оставьте о себе приятное впечатление.

Вот каким должен быть «телефонный» бизнес-этикет. Больше упражняйтесь и у вас все получится!

Читайте также: Деловой этикет за столом: основные правила

                              Как правильно одеваться: каноны делового стиля